Как перенести 1С на сервер: база, лицензии и подключение сотрудников

Пока в 1С работает один бухгалтер, база спокойно живёт на его компьютере. Проблемы начинаются, когда пользователей становится трое: база лежит на чьей-то машине, этот компьютер нельзя выключать, доступ снаружи не настроен, а резервная копия существует в виде архива на рабочем столе. Переезд на сервер закрывает всё это разом.

Разберём по шагам, что именно переносится на сервер, а что остаётся вашим, как подготовить базу, что происходит с лицензиями (самый неочевидный пункт) и как подключить сотрудников после переноса.

Что переносится, а что остаётся вашим

Это первое, что стоит развести, потому что путаница здесь стоит дороже всего.

Арендуется инфраструктура: сервер с процессором, памятью и NVMe-диском, операционная система, канал, резервное копирование, поддержка железа.

Остаётся вашим: платформа 1С и клиентские лицензии. Аренда сервера не включает подписку на 1С - лицензии вы покупаете сами или получаете через франчайзи, и при переезде они переезжают вместе с вами.

Переносится: сама база, настройки обменов и внешние обработки.

Из этого следует практический вывод: перенос на сервер не отменяет расходы на 1С и не заменяет франчайзи. Провайдер отвечает за то, чтобы машина работала быстро и не падала, а за конфигурацию и обновления по-прежнему отвечаете вы.

Шаг 1. Определить режим работы базы

От этого зависит вся конфигурация сервера.

Файловая база - вся база лежит одним файлом в папке. Просто запустить, комфортно работает примерно до пяти одновременных пользователей. Дальше начинаются блокировки: пока один проводит документ, остальные ждут.

Клиент-серверный режим - база живёт в СУБД, а сервер 1С отдельно обслуживает подключения. Держит и десять, и пятьдесят пользователей, тяжёлые отчёты не блокируют работу остальных. С 1С штатно работает бесплатная PostgreSQL, поэтому платить за лицензию MS SQL не обязательно.

Правило простое: до пяти человек и небольшая база - файловый вариант, больше - клиент-серверный. Переезд на сервер как раз удобный момент перейти на второй, потому что в файловом режиме тормоза вернутся вместе с ростом базы.

Шаг 2. Подобрать конфигурацию

1С чувствительна не столько к числу ядер, сколько к их скорости: проведение документа упирается в одно ядро, поэтому частота процессора важнее количества. Второе критичное место - диск, база постоянно читает и пишет мелкими блоками, и здесь NVMe даёт разницу, которую видно невооружённым глазом.

Ориентиры по числу пользователей, от файловой базы на пять человек до выделенного сервера на крупную команду, собраны на странице аренда сервера для 1С вместе с конкретными конфигурациями и ценами.

Закладывайте запас 30-50% на рост базы: она растёт всегда. На виртуальном сервере это не страшно, ресурсы добавляются за минуты, но лучше сразу не брать впритык.

Шаг 3. Подготовить сервер

Дальше зависит от выбранной операционной системы.

Windows Server - привычный путь. Пользователи подключаются к рабочему столу сервера и работают в толстом клиенте так же, как на своём компьютере. Нюансы лицензирования самой Windows разобраны в статье Windows VPS.

Linux с PostgreSQL - вариант для клиент-серверного режима, когда пользователи работают через тонкий или веб-клиент. Дешевле по лицензиям, но требует более уверенного администрирования.

Что настроить до переноса базы, независимо от системы:

• закрыть файрволом всё лишнее, оставив только нужные порты;
• завести отдельные учётные записи сотрудникам, не пускать всех под одной;
• настроить резервное копирование с хранением копий вне сервера.

Шаг 4. Перенести базу

Порядок зависит от режима, но принцип один: выгрузить на старом месте, загрузить на новом.

Файловая база. В конфигураторе делается выгрузка в файл .dt, файл копируется на сервер, там создаётся пустая база и в неё загружается выгрузка. Для небольших баз это самый простой путь.

Клиент-серверная. Через выгрузку .dt или средствами самой СУБД, если база большая: копия базы данных переносится и разворачивается на новом сервере.

Два правила, которые экономят нервы:

• Переносите в нерабочее время и запретите вход пользователям на старой базе, иначе часть документов, введённых после выгрузки, потеряется.
• Не удаляйте старую базу неделю. Пока не убедились, что всё работает и отчёты сходятся, старое место остаётся страховкой.

Перед выгрузкой полезно провести тестирование и исправление базы: переносить в новое место уже имеющиеся ошибки смысла нет.

Шаг 5. Разобраться с лицензиями

Самый неочевидный шаг, на котором чаще всего спотыкаются.

Аппаратный ключ USB физически не переносится в облако. Виртуальный сервер стоит в дата-центре, воткнуть в него ключ из вашего офиса нельзя. Варианты два: перейти на программные лицензии либо пробрасывать ключ по сети специальным устройством или сервисом, что добавляет ещё одну точку отказа.

Программные лицензии привязываются к параметрам машины. При переносе на другой сервер привязка слетает, и лицензию нужно активировать заново. Количество попыток активации ограничено, поэтому переактивацию лучше согласовать заранее, а не выяснять посреди переезда.

Практический совет: вопрос лицензий решают до переноса базы, а не после. Если работаете с франчайзи, предупредите его о переезде заранее, у него это типовая процедура.

Шаг 6. Подключить сотрудников

Способ зависит от того, как настроен сервер.

• Удалённый рабочий стол - самый распространённый вариант для Windows: сотрудник подключается к серверу и работает в привычном интерфейсе. Как это устроено и что с безопасностью, разобрано в статье VPS с RDP.
• Тонкий клиент - 1С ставится на компьютер сотрудника и подключается к серверу по сети. Ощущается отзывчивее, требует настройки на каждой машине.
• Веб-клиент - работа через браузер, без установки. Удобно для редких пользователей и мобильных сотрудников.

После подключения проверьте на реальных задачах: провести документ, сформировать тяжёлый отчёт, выгрузить в банк-клиент, отправить регламентированную отчётность. Претензии всплывают именно на этих операциях, а не на открытии базы.

Частые ошибки

Переносят базу, не решив вопрос с лицензиями. База на сервере, работать в ней нельзя. Лицензии выясняют первым делом.

Оставляют файловый режим при десяти пользователях. Сервер мощный, а база всё равно встаёт на блокировках. Дело не в железе, а в режиме работы.

Экономят на диске. 1С очень чувствительна к скорости диска, и обычный накопитель съедает весь выигрыш от быстрого процессора.

Пускают всех под одной учётной записью. Непонятно, кто что сделал, и отозвать доступ у одного уволившегося сотрудника невозможно.

Не проверяют отчёты после переноса. Открылась база - это ещё не перенос. Проверять надо на закрытии периода и на выгрузках во внешние системы.

Считают, что бэкапы теперь забота провайдера. Резервные копии базы делает тот, кто отвечает за базу. Провайдер отвечает за инфраструктуру.

Частые вопросы

Что нужно, чтобы перенести 1С на сервер? Арендованный сервер с подходящей конфигурацией, выгрузка базы, ваши лицензии 1С и решённый вопрос с ключом. Инфраструктура арендуется, платформа и лицензии остаются вашими.

Входят ли лицензии 1С в аренду сервера? Нет. Провайдер сдаёт инфраструктуру, а платформу и клиентские лицензии вы покупаете отдельно или получаете через франчайзи.

Что делать с аппаратным ключом USB? Воткнуть его в виртуальный сервер невозможно. Либо переходите на программные лицензии, либо пробрасываете ключ по сети, что усложняет схему и добавляет точку отказа.

Файловая база или клиент-серверная? До пяти одновременных пользователей и при небольшой базе хватает файловой. Дальше нужен клиент-серверный режим, причём с бесплатной PostgreSQL, без обязательной лицензии MS SQL.

Сколько ресурсов нужно серверу под 1С? Зависит от числа пользователей и режима работы. Важнее не количество ядер, а их скорость и быстрый NVMe-диск. Конкретные ориентиры по пользователям есть на странице аренды сервера для 1С.

Можно ли работать в 1С через браузер? Да, через веб-клиент в клиент-серверном режиме. Для постоянной работы бухгалтерии чаще выбирают удалённый рабочий стол или тонкий клиент, они отзывчивее.

Останутся ли данные в России? Да, если сервер размещён на российской площадке. Для баз с персональными данными это требование 152-ФЗ, подробнее в статье VPS в России.

Переносите 1С на сервер? Серверы под 1С в дата-центрах Tier III в Москве и Казани - конфигурации под число пользователей, PostgreSQL без лицензий MS SQL, бэкапы по расписанию. Активация за 3 минуты, данные остаются в России.